Visualisierte Besprechungen – Protokolle erstellen

Mit großer Resonanz fand am 22.11.2025 im Landespolizeipräsidium Wiesbaden die zweite Fortbildungsveranstaltung der IPA Hessenbildung statt. Unter dem Titel „Visualisierte Besprechungen – Protokolle mit Sketch Notes erstellen“ beschäftigten sich die Teilnehmenden mit modernen Methoden der Visualisierung von Besprechungsinhalten. Insgesamt nahmen 20 Personen an der Fortbildung teil, darunter zwei Gäste aus dem Saarland, unter ihnen Christian Schmidt, Landesgruppenleiter der IPA Saarland.

Moderner Austausch statt langweiliger Protokolle

Die Veranstaltung richtete sich an Mitgliederinnen und Mitglieder, die Besprechungen strukturierter, klarer und verständlicher gestalten möchten, unabhängig davon, ob sie im Polizeidienst, im Ehrenamt oder im Vereinsleben tätig sind. Statt trockener Mitschriften stand diesmal die Frage im Mittelpunkt, wie sich Inhalte visuell erfassen, strukturieren und nachhaltig vermitteln lassen. Im Zentrum der Fortbildung stand die sogenannte Sketch-Note-Technik, eine Methode, bei der einfache Symbole, Schrift und Strukturierungselemente zu einem visuellen Protokoll kombiniert werden. Die Teilnehmenden arbeiteten sowohl analog (Papier, Flipchart) als auch digital (Tablet, Laptop) und setzten sich intensiv mit dem Zusammenspiel von Bild und Sprache auseinander. Ein Themenblock widmete sich der möglichen Unterstützung durch Künstliche Intelligenz (KI) bei der Protokollierung, etwa durch ChatGPT.

Kompetente Leitung durch Ursula „Ulla“ Simonis

Geleitet wurde die Fortbildung von Ulla Simonis, Dozentin an der Hessischen Hochschule für öffentliches Management und Sicherheit (HöMS) sowie erfahrene Visualisiererin und Kreativ-Coach. Gleich zu Beginn der Veranstaltung nahm sie vielen die Scheu vor dem Zeichnen, mit dem Versprechen: „Auch wer denkt, er könne nicht zeichnen, wird überrascht sein, was möglich ist, es steckt in jedem von uns.“ Und tatsächlich: Mit jedem Übungsschritt wurde sichtbar, wie sich die zeichnerischen Fähigkeiten der Teilnehmenden entwickelten. Es war eine spürbare Freude im Raum, als festgestellt wurde, dass wirklich jede und jeder in der Lage war, gängige Piktogramme, Symbole und Strukturen umzusetzen, oft viel besser, als zunächst gedacht. Simonis betonte den Mehrwert visueller Kommunikation in allen Lebensbereichen: „Unsere Welt wird bunter und informativer durch visuelle Hilfestellungen. ob im Dienst, im Ehrenamt oder im privaten Umfeld. Wenn Inhalte sichtbar werden, können wir sie leichter verstehen, erinnern und mit anderen teilen.“

Wertschätzung auf hohem Niveau

Ein besonderer Höhepunkt der Veranstaltung war die Begrüßung durch Herrn Thomas Schmidl, den Inspekteur der hessischen Polizei. Seine persönliche Anwesenheit gleich zu Beginn der Fortbildung wurde von allen Anwesenden als klares Zeichen der Wertschätzung für die Arbeit der IPA Hessen und das Fortbildungsformat der Hessenbildung wahrgenommen. In seinem Grußwort würdigte Schmidl die Initiative, mit innovativen Methoden neue Impulse für Kommunikation und Zusammenarbeit im Polizeikontext zu setzen, und erklärte mit einem Lächeln, er hätte am liebsten selbst teilgenommen, so spannend und praxisnah wirkte das Thema auf ihn.

Stimmen der Teilnehmenden: Begeisterung und Wirkung

Die Rückmeldungen der Teilnehmenden fielen durchweg positiv aus. Viele lobten die praxisnahe, kurzweilige und motivierende Gestaltung des Seminartags. Besonders die Vermittlung der Inhalte durch Ulla Simonis wurde mehrfach hervorgehoben:

 „Ulla ist eine sensationell gute Referentin. Die TN werden super abgeholt, und ich habe viel dazugelernt.“ Mehrere Teilnehmende berichteten, dass sie sich inspiriert fühlten, das Gelernte direkt anzuwenden: „Lust, gleich zuhause weiterzumachen. Ich kann malen, obwohl ich dachte, ich kann’s nicht.“. Auch das Format selbst fand großen Anklang: „Super kurzweilig und klasse zu gebrauchen. Schade, dass es schon vorbei ist.“

Hessenbildung als zukunftsfähiges Format

Die IPA Hessenbildung ist ein wachsendes, zielgruppenorientiertes Fortbildungsangebot der IPA Landesgruppe Hessen e. V. Ziel ist es, praxisnahe Kompetenzen zu fördern, den kollegialen Austausch zu stärken und aktuelle Themen in einem offenen, nicht hierarchischen Rahmen zu behandeln.

In enger Kooperation mit dem IBZ Schloss Gimborn, dem internationalen Bildungszentrum der IPA, möchte die Landesgruppe Hessen damit ein modernes, niederschwelliges Bildungsformat für Polizeibedienstete, Ehrenamtliche und Vereinsmitglieder schaffen.

Dank an Organisation und Engagement

Ein besonderes Lob galt auch dem Bildungsreferenten der IPA Landesgruppe Hessen, David Weiser, der sich um die Ausschreibung, die Organisation vor Ort, das leibliche Wohl der Teilnehmenden sowie die Moderation des Tages kümmerte. Viele der Rückmeldungen nahmen diesen Einsatz ausdrücklich auf und schlossen ihn in den Dank für eine rundum gelungene Veranstaltung mit ein. David Weiser gab den Dank u.a. an Damaris Schmerer weiter, welche sich für die Bereitstellung der Räume verantwortlich zeigte.

Das Gruppenbild der Veranstaltung machte eindrucksvoll deutlich, welches zeichnerische Niveau alle Teilnehmenden im Laufe des Tages erreicht hatten, allein dadurch, dass sie sich getraut hatten, den Stift in die Hand zu nehmen. Es steht sinnbildlich für das Motto des Tages: Wer sich öffnet und ausprobiert, kann mehr, als er denkt.

Etabliertes Format mit Zukunft

Mit der Veranstaltung hat sich die IPA Hessenbildung endgültig als fester Bestandteil des Bildungsprogramms der IPA Landesgruppe Hessen etabliert. Die Kombination aus fachlicher Relevanz, moderner Methodik und kollegialem Austausch trifft den Nerv vieler Mitglieder. Sie zeigt zudem, dass Fortbildung auch motivierend, kreativ und praxisnah sein kann.

Es lohnt sich daher, die kommenden Angebote der IPA Hessenbildung im Blick zu behalten und aktiv zu nutzen, nicht nur, weil eine Teilnahmebescheinigung auch für die Personalakte ausgestellt wird, sondern vor allem, weil der persönliche Gewinn für Alltag, Beruf und Ehrenamt spürbar ist.

Text & Bilder: David Weiser (Referent Hessenbildung)